葬儀を行う際に重要な役割となる受付・・・。
葬儀の受付は、ご遺族の代理となるので失礼にあたることのないように行う必要があります。
しかし、突然受付を依頼され戸惑ってしまった経験のある人も多いのではないでしょうか?
もしもの時に慌てることなく対応できるよう、受付の仕事についてお話ししたいと思います。
【受付係は誰がやる?】
葬儀の受付では、葬儀の当日に弔問に来た参列者の方々を喪主などのご遺に代わってお迎えし、丁寧に対応する必要があります。
受付係は、会場の入り口にて参列者の受付・会場案内などを行いますが、受付は故人とどのような関係にある人にお願いするのが良いのでしょうか?
・少し遠い親戚
遺族や近い親戚の人は参列してくれた人への対応・挨拶や葬儀の準備等をする必要がある為、受付係を依頼する際は同じ親族でも少し遠い親族にお願いするケースが多く見られます。
・関係性の深い知人・同僚
親族の中から受付をしてくれる人がみつからない場合は、故人に近しい友人や会社の同僚にお願いするケースが多いです。
会社の同僚や友人であれば、事務的に対応してもらえることが予想されるので、スムーズに受付を行う事が出来るでしょう。
ただし、受付は香典などを受け取りお金を扱う事も多い為、ご遺族の信頼できる人物を選ぶ事が必要となります。
後のトラブルを避ける為にも、故人とはもちろん喪主の人とも面識があり、信頼のある人にお願いするのが安心です。
・葬儀の受付を行ってくれる代行業者
葬儀は予定を立てて行うものではない為、受付をお願いできる人がみつからない場合もあります。
そんな時には、葬儀の受付を代行してもらえる業者に依頼する方法もあります。
お葬式のプランによっては葬儀受付代行のオプションがある場合もあるので、検討する場合は一度確認しておくと良いでしょう。
【受付の仕事】
〈葬儀前にやる事〉
・葬儀の流れや会場全体の把握
参列者の方たちを、いつ・どこに・どのような導線で案内するか確認しておきましょう。
トイレや駐車場の場所は聞かれる事が多いので頭に入れておくと良いでしょう。
・受付の準備
筆記用具(黒のボールペン・筆ペン・サインペン)や芳名帳(参列者の記帳)、香典受け、名刺受などを用意しておきます。
受付時に参列者の方にお渡しする会葬返礼品は渡しやすい場所に用意します。
・先に焼香をしておく
葬儀が始まると忙しくなるため、先に焼香を済ませておきます。
焼香に行く際は、時間を決めて1人ずつまたは少人数ずつで行くと良いでしょう。
受付の準備については、葬儀が始まる30分前には済ませておくようにしましょう。
〈葬儀が始まったらやる事〉
・受付
弔問にきた参列者の方への挨拶・芳名帳への記帳の依頼・香典の受け取り・会葬返礼品のお渡し・供物・弔電などの受け取り・対応を行います・
・案内
受付を済ませた参列者の方を会場内にご案内します。(席次に注意する)
特に、年配の方や身体に不自由のある方に対し、無事に席まで行けるようドアを抑えるなどの配慮をする事が望ましいです。
場合によっては、焼香の際の案内をする事もあります。
・会計補助
お預かりした香典を会計係に渡します。
金銭などの紛失・盗難を避ける為にもきちんと管理する必要があります。
受付業務が一段落したら会計係の手伝いにまわります。
〈葬儀後にする事〉
・葬儀終了後の参列者のご案内
葬儀終了後は、出棺や火葬に立ち会う人も多い為、会場内が混雑する事が予想されます。
その為、参列者の方がスムーズに外に出る事が出来るように誘導します。
・車の誘導
車に乗って会場を後にする人も多い為、駐車場も混雑されることが予想されるので車を誘導します。
(警備員が配置されている場合は必要ありません)
・お預かりした荷物の返却対応
・受付用具の片づけ
・香典の確認・照会
・ご遺族への引継ぎ
会葬者名簿(芳名帳)や香典などをご遺族にお渡しし、引継ぎを行います。